Offres d'emploi

Titre de l'emploi:                                              Administratrice de bureau
Département:                                        Bureau du PDG
Rapports à:                                           Président et directeur général
Statut FLSA et statut d'emploi :             Exonéré et à temps plein
Endroit:                                              Hybride. Newark, NJ (du lundi au jeudi), télétravail (vendredi)

Choose New Jersey recherche un(e) professionnel(le) expérimenté(e) pour le poste d'Assistant(e) de Direction. Rattaché(e) au PDG, l'Assistant(e) de Direction assurera l'ensemble du soutien administratif et la coordination du bureau nécessaires au PDG et à l'équipe de Choose New Jersey. Le/la candidat(e) retenu(e) effectuera diverses tâches administratives et opérationnelles. Ce poste requiert expérience, connaissances et compétences, notamment la capacité à communiquer avec les dirigeants et leurs représentants, tant internes qu'externes à l'organisation.

Responsabilités :

• Assister le PDG dans la gestion de son agenda en planifiant et confirmant ses rendez-vous, conférences, réunions et déplacements. Faire preuve de discernement pour établir les priorités et reprogrammer les rendez-vous.
• Fournir un soutien administratif général pour assurer le bon fonctionnement du bureau, notamment la gestion des fournitures, de la technologie des salles de conférence, de la préparation des événements, le maintien d'un espace de travail propre et accueillant (y compris la cuisine et les espaces communs), et la prise en charge de tâches d'entretien légères telles que l'arrosage des plantes de bureau.
• Aider à la préparation et à la diffusion des communications, des documents de réunion et de la correspondance de base, selon les besoins.
• Assurer la liaison entre l'équipe de direction, le personnel et divers clients internes et externes en répondant aux appels et en organisant des réunions, des vidéoconférences et des visites de sites.
• Assurer la coordination logistique, selon les besoins, des réunions de département, des rassemblements du personnel, des réunions du conseil d'administration et des visites de sites.
• Remplissez les rapports de dépenses conformément aux directives de Choose New Jersey en matière de dépenses pour les PDG.
• Servir de point de contact pour l'utilisation externe des salles de conférence de Choose New Jersey.

Compétences / Qualifications:

• Baccalauréat en gestion d'entreprise ou dans un domaine connexe, ou expérience professionnelle équivalente pertinente.
• Expérience minimale de deux ans dans le soutien aux cadres supérieurs ; une expérience antérieure au sein du gouvernement est un atout.
• Solide connaissance de la suite Microsoft et compétences avancées en gestion de calendrier dans Outlook.
• Solides compétences organisationnelles, souci du détail et capacité à gérer plusieurs tâches aux priorités concurrentes de manière rapide et efficace.
• Excellentes compétences en communication, notamment rédactionnelle et de relecture, avec la capacité d'interagir professionnellement avec les donateurs et le personnel. Excellentes aptitudes à la communication téléphonique et interpersonnelle pour représenter l'entreprise auprès de toutes les parties prenantes externes.
• Capacité démontrée à anticiper les besoins, à rechercher les informations pertinentes et à fournir des réponses appropriées et opportunes.
• Expérience avérée dans la construction de relations de travail efficaces et collaboratives, fondées sur la confiance mutuelle, l'intégrité, la discrétion, la confidentialité, le bon jugement et la diplomatie.
• A fait preuve d'initiative, de débrouillardise et de volonté d'acquérir de nouvelles compétences et connaissances.
• Expérience avérée dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles

Information additionnelle:

• L'autorisation de travailler aux États-Unis est une condition préalable à l'embauche.
• Il est nécessaire de disposer d'un moyen de transport fiable et constant.
• Les exigences physiques de ce poste impliquent de rester assis à un bureau plus de 90 % du temps. Des pauses pour se lever et s'étirer sont possibles selon les besoins. Lors de déplacements, l'employé peut être amené à voyager en avion, ce qui nécessite de rester assis de façon prolongée dans des espaces restreints. Choose New Jersey s'engage à étudier et à mettre en œuvre des aménagements raisonnables pour permettre à toute personne qualifiée en situation de handicap d'exercer les fonctions essentielles de son poste. Veuillez vous adresser au président ou au directeur administratif si vous avez besoin d'un aménagement ou si vous avez des questions.

Rémunération :

Choose New Jersey offrira au candidat retenu un salaire compétitif, en fonction de sa formation, de son expérience et de ses compétences. La rémunération globale comprendra les avantages suivants :

• Salaire annuel de 55 000 $ à 68 000 $ selon l'expérience
• Horaire de travail hybride
• 4 semaines de congés payés + 10 jours de congés maladie
• 14 jours fériés, vacances d'hiver comprises, plus votre anniversaire
• Plan 401(k) avec correspondance d'entreprise
• congé de pont payé
• régime d'assurance maladie complet
• Des régimes d'assurance vision, dentaire et vie sans frais

À propos de Choose New Jersey :

Choose New Jersey est la principale organisation à but non lucratif du New Jersey œuvrant pour le développement des entreprises. Nous mobilisons les forces vives des secteurs des affaires, du gouvernement, du travail et de l'enseignement supérieur du New Jersey afin de dynamiser son économie. Présents à l'international, nous mettons à profit notre expertise en marketing, nos services personnalisés de développement commercial, notre connaissance approfondie du New Jersey et notre capacité de mobilisation, en collaboration avec les autorités locales, pour permettre aux entreprises, aux entrepreneurs, aux dirigeants et aux innovateurs de s'installer au New Jersey.

Choose New Jersey est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. Toutes les candidatures sont examinées sans discrimination fondée sur la race, la religion, les croyances, l'origine nationale, la citoyenneté, l'ascendance, le sexe, le genre (y compris la non-conformité de genre et le statut de personne transgenre), l'orientation sexuelle, l'âge, le handicap physique ou mental, les antécédents médicaux et/ou l'état de santé actuel, une particularité cellulaire ou sanguine héréditaire atypique (AHCBT), les informations génétiques, le service passé, actuel ou futur dans les forces armées, la situation familiale, l'état civil (mariage, union civile ou partenariat domestique), l'identité ou l'expression de genre, la grossesse, l'allaitement, le type ou la texture des cheveux, les coiffures protégées, ou toute autre caractéristique protégée par la législation fédérale, étatique ou locale. Choose New Jersey s'engage à ce que ses politiques et pratiques d'emploi et de gestion du personnel soient conformes à toutes les lois et réglementations fédérales, étatiques et locales applicables en matière de non-discrimination et d'action positive.