Eventi Coordinator
Titolo di lavoro: Eventi Coordinator
Dipartimento: Marketing
Denunciare a: Events Manager
FLSA e stato occupazionale: Appaltatore / Consulente / Stagionale (Part-time)
Durata della posizione: Marzo 2025 - Giugno 2025
Sede: Ibrido (Newark, NJ e lavoro da casa)
Choose New Jersey è alla ricerca di un Event Coordinator esperto e attento ai dettagli per assistere il nostro Events Manager nella pianificazione e nell'esecuzione di un'ampia gamma di eventi di impatto. Da missioni economiche internazionali di alto profilo e fiere commerciali a riunioni con gli stakeholder e tour di familiarizzazione, questo ruolo offre un'entusiasmante opportunità per supportare la crescita economica nel New Jersey.
Responsabilità:
- Coordinare gli aspetti amministrativi degli eventi Choose New Jersey, tra cui tempistiche, documenti informativi, logistica, prenotazioni, monitoraggio delle spese e gestione delle fatture.
- Gestire e aggiornare la documentazione per tutti gli eventi a cui partecipa Choose New Jersey e i nostri uffici internazionali.
- Svolgere il ruolo di contatto secondario per facilitare una comunicazione chiara con agenzie governative, fornitori, sponsor, collaboratori e partecipanti alla delegazione, secondo necessità.
- Gestire le tempistiche degli eventi e garantire una preparazione tempestiva degli stessi, incluso lo sviluppo e il monitoraggio dei budget per gli eventi.
- Facilitare le procedure di valutazione post-evento e di chiusura del bilancio.
- Gestire l'inventario e l'organizzazione delle forniture per gli eventi, assicurando livelli di stock precisi, un deposito organizzato e controlli regolari.
Abilità:
- Capacità comprovata di stabilire le priorità delle attività e di gestire più progetti contemporaneamente.
- Forti competenze nella comunicazione verbale e scritta.
- Eccellenti capacità organizzative con particolare attenzione ai dettagli.
- Lavora bene sia in modo indipendente che in modo collaborativo in team.
- Capacità di lavorare bene sotto pressione per rispettare le scadenze.
- Mantiene la massima riservatezza.
- Esperienza nello sviluppo e nel monitoraggio dei budget.
- Esperienza nella gestione dei fornitori.
- Ottima conoscenza della suite Microsoft Office, tra cui Outlook, Word, PowerPoint ed Excel.
- L'esperienza con software di project management (Asana o Monday.com) è un plus.
- L'esperienza con piattaforme di biglietteria online come Eventbrite è un plus.
Esperienza:
- Sono richiesti almeno 3 anni di esperienza nella pianificazione di eventi e nella gestione di progetti.
- International event planning experience is preferred.
- A bachelor’s degree in business administration or a related field is preferred.
Ulteriori informazioni:
- Questa posizione potrebbe richiedere di viaggiare. Sono richiesti una patente di guida valida, accesso a un'automobile e passaporto.
- Authorization to work in the United States is a precondition of employment.
- I requisiti fisici di questa posizione includono stare seduti alla scrivania per oltre il 90% del tempo. Se necessario, è possibile fare delle pause per alzarsi e fare stretching. Durante il viaggio, il dipendente può trovarsi su voli che richiedono di restare seduti continuamente in spazi ristretti. Choose New Jersey esplorerà e fornirà sistemazioni ragionevoli per assistere qualsiasi individuo qualificato con disabilità nello svolgimento delle funzioni essenziali del proprio lavoro. Si prega di parlare con il Presidente o la CAO se avete bisogno di un alloggio o avete domande.
- Potrebbero essere richieste tre referenze.
- This is a short-term, seasonal, contract position. We welcome consultants, contractors, or those seeking a short-term, seasonal engagement with Choose New Jersey to apply.
- The work schedule is expected to be a minimum of 20 hours per week and up to 40 hours per week, depending on the event schedule. The employee will be given advance notice of expected schedule changes.
- Potrebbe essere richiesta la prova dell'assicurazione aziendale.
Compensazione:
Choose New Jersey will offer the successful candidate a competitive wage aligned to their education, years of experience, and skill set. As this is a contract and/or seasonal hire, the per-hour rate for the successful candidate is $21 – $28. Our expectation is that this consultant will conduct themselves as an independent contractor and invoice Choose New Jersey for their time each week.
A proposito di Scegli New Jersey:
Choose New Jersey è la principale organizzazione statale senza scopo di lucro per l'attrazione di imprese. Sfruttiamo il potere collettivo dei settori imprenditoriale, governativo, lavorativo e accademico del New Jersey per espandere l'economia del New Jersey. Lavoriamo a livello globale, utilizzando la nostra esperienza di marketing, servizi di concierge per lo sviluppo aziendale, una profonda conoscenza dello stato e unendo il potere in collaborazione con il governo statale per consentire ad aziende, imprenditori, leader e innovatori di fare del New Jersey la loro casa.
Choose New Jersey is an Equal Opportunity Employer. All applicants are considered for employment without regard to actual or perceived race, religion, creed, national origin, citizenship, ancestry, sex, gender (including gender nonconformity and status as a transgender individual), sexual orientation, age, physical or mental disability, healthy history and/or current health, atypical hereditary cellular or blood trait (AHCBT), genetic information, past, current, or prospective service in the uniformed services, familial status, marital, civil union or domestic partnership status, gender identity or expression, pregnancy, breastfeeding, hair type, texture, and protected styles or any other classification protected by federal, state or local law. It is Choose New Jersey’s intent that its employment and personnel policies and practices conform to all applicable federal, state, and local laws and regulations regarding non-discrimination and affirmative action.