Opportunità di lavoro

Titolo di lavoro:                                              Amministratore d'ufficio
Dipartimento:                                        Ufficio del CEO
Denunciare a:                                           Presidente e Ceo
FLSA e stato occupazionale:             Esente e a tempo pieno
Sede:                                              Ibrido. Newark, NJ (da lunedì a giovedì), Lavoro da casa (venerdì)

Choose New Jersey è alla ricerca di un professionista esperto per il nostro prossimo Office Administrator (OA). L'OA riporterà all'Amministratore Delegato e si occuperà di tutti gli aspetti del supporto amministrativo e del coordinamento dell'ufficio richiesti all'Amministratore Delegato e al team di Choose New Jersey. Il candidato ideale svolgerà diversi compiti amministrativi e operativi. Ciò richiederà esperienza, conoscenze e competenze, inclusa la capacità di comunicare con i dirigenti e i loro rappresentanti, sia interni che esterni all'organizzazione.

Responsabilità:

• Supportare la gestione del calendario dell'amministratore delegato pianificando e confermando appuntamenti, conferenze, riunioni e viaggi, secondo necessità. Usare il proprio giudizio per stabilire le priorità degli appuntamenti e riprogrammarli.
• Fornire supporto amministrativo generale per garantire il regolare funzionamento dell'ufficio, tra cui la gestione delle forniture, la tecnologia della sala conferenze, l'allestimento degli eventi, il mantenimento di un ambiente di lavoro ordinato e accogliente (inclusa la cucina e gli spazi comuni) e la cura di attività di manutenzione leggera come l'irrigazione delle piante dell'ufficio.
• Fornire assistenza nella preparazione e distribuzione di comunicazioni, materiali per riunioni e corrispondenza di base, secondo necessità.
• Svolgere il ruolo di collegamento tra il team dirigenziale, il personale e i vari clienti interni ed esterni rispondendo alle chiamate e organizzando riunioni, videoconferenze e visite in loco.
• Coordinare la logistica, secondo necessità, per riunioni di dipartimento, riunioni del personale, riunioni del consiglio di amministrazione e visite in loco.
• Completare i rendiconti spese secondo le linee guida di Choose New Jersey per l'amministratore delegato.
• Fungere da punto di contatto per l'uso esterno delle sale conferenze di Choose New Jersey.

Abilità / Qualificazioni:

• Laurea triennale in Economia aziendale o in un campo correlato oppure esperienza lavorativa equivalente pertinente.
• Almeno due anni di esperienza nel supporto ai dirigenti di livello C; la precedente esperienza nel settore pubblico è un plus.
• Ottima conoscenza della suite Microsoft e capacità avanzate di gestione del calendario in Outlook.
• Ottime capacità organizzative, attenzione ai dettagli e capacità di gestire più attività con priorità contrastanti in modo rapido ed efficiente.
• Ottime capacità comunicative, tra cui scrittura e correzione di bozze, e capacità di interagire professionalmente con sostenitori e personale. Ottime capacità di comunicazione telefonica e personale per rappresentare l'azienda a tutti gli stakeholder esterni.
• Capacità dimostrata di anticipare le esigenze, ricercare informazioni rilevanti e fornire risposte appropriate e tempestive.
• Esperienza nella creazione di relazioni di lavoro efficaci e collaborative basate sulla fiducia reciproca, sull'integrità, sulla discrezione e sulla riservatezza, sul buon senso e sulla diplomazia.
• Ha dimostrato iniziativa, intraprendenza e volontà di sviluppare nuove competenze e conoscenze.
• Esperienza comprovata nella gestione di informazioni sensibili e riservate

Ulteriori informazioni:

• L'autorizzazione a lavorare negli Stati Uniti è una condizione preliminare per l'assunzione.
• È necessario un metodo di spostamento costantemente affidabile.
• I requisiti fisici per questa posizione includono la permanenza alla scrivania per oltre il 90% del tempo. Sono previste pause per alzarsi e fare stretching, se necessario. Durante i viaggi, il dipendente potrebbe trovarsi su voli che richiedono di rimanere seduto ininterrottamente in spazi ristretti. Choose New Jersey valuterà e fornirà soluzioni ragionevoli per assistere qualsiasi persona qualificata con disabilità nello svolgimento delle funzioni essenziali del proprio lavoro. Si prega di contattare il Presidente o il Direttore Operativo per qualsiasi necessità o domanda.

Compensazione:

Choose New Jersey offrirà al candidato selezionato uno stipendio competitivo, in linea con il suo percorso di studi, gli anni di esperienza e le competenze acquisite. L'offerta retributiva complessiva includerà i seguenti benefit:

• Stipendio annuo da $ 55,000 a $ 68,000 in base all'esperienza
• Orario di lavoro ibrido
• 4 settimane di ferie + 10 giorni di malattia
• 14 festività, comprese le vacanze invernali, più il tuo compleanno
• 401(k) piano con corrispondenza aziendale
• Congedo ponte retribuito
• Piano assicurativo sanitario completo
• Piani assicurativi per la vista, i denti e la vita senza costi

Informazioni su Choose New Jersey:

Choose New Jersey è la principale organizzazione no-profit dello Stato per l'attrazione commerciale. Sfruttiamo il potere collettivo dei settori imprenditoriale, governativo, sindacale e accademico del New Jersey per espandere l'economia del Paese. Operiamo a livello globale, avvalendoci della nostra competenza nel marketing, dei servizi di sviluppo aziendale, della profonda conoscenza dello Stato e del potere di convocazione, in collaborazione con il governo statale, per consentire ad aziende, imprenditori, leader e innovatori di fare del New Jersey la loro casa.

Choose New Jersey è un datore di lavoro che garantisce pari opportunità. Tutti i candidati vengono presi in considerazione per l'assunzione senza distinzione di razza, religione, credo, origine nazionale, cittadinanza, ascendenza, sesso, genere (inclusa la non conformità di genere e lo stato di individuo transgender), orientamento sessuale, età, disabilità fisica o mentale, storia clinica e/o stato di salute attuale, tratti ereditari atipici cellulari o sanguigni (AHCBT), informazioni genetiche, servizio passato, attuale o futuro nelle forze armate, stato di famiglia, stato civile, di unione civile o di convivenza, identità o espressione di genere, gravidanza, allattamento, tipo di capelli, consistenza e stili protetti o qualsiasi altra classificazione protetta da leggi federali, statali o locali. È intenzione di Choose New Jersey che le sue politiche e pratiche in materia di impiego e personale siano conformi a tutte le leggi e i regolamenti federali, statali e locali applicabili in materia di non discriminazione e azioni positive.