Carrièremogelijkheden

Functie:                                              Office Administrator
Departement:                                        Kantoor van de CEO
Rapporteert aan:                                           Präsident und Geschäftsführer
FLSA en arbeidsstatus:             Vrijgesteld en voltijds
Locatie:                                              Hybride. Newark, NJ (ma-do), thuiswerken (vr)

Choose New Jersey is op zoek naar een ervaren professional voor onze volgende Office Administrator (OA). De OA rapporteert aan de CEO en zal alle aspecten van administratieve ondersteuning en kantoorcoördinatie implementeren die nodig zijn voor de CEO en het Choose New Jersey-team. De succesvolle kandidaat zal diverse administratieve en operationele taken uitvoeren. Dit vereist ervaring, kennis en vaardigheden, waaronder het vermogen om te communiceren met leidinggevenden en hun vertegenwoordigers, zowel binnen als buiten de organisatie.

Verantwoordelijkheden:

• Ondersteun het agendabeheer van de CEO door afspraken, conferenties, vergaderingen en reisarrangementen te plannen en te bevestigen indien nodig. Gebruik je oordeelsvermogen om prioriteiten voor afspraken te bepalen en afspraken te verzetten.
• Bied algemene administratieve ondersteuning om ervoor te zorgen dat de kantooractiviteiten soepel verlopen. Denk hierbij aan het beheren van benodigdheden, technologie in de vergaderruimte, het opzetten van evenementen, het schoonhouden van de werkplek en het verzorgen van een prettige werkomgeving (inclusief de keuken en gemeenschappelijke ruimtes) en het uitvoeren van lichte onderhoudstaken, zoals het water geven van kantoorplanten.
• Helpen met het voorbereiden en verspreiden van communicatie, vergadermateriaal en basiscorrespondentie, indien nodig.
• Fungeer als contactpersoon tussen het leiderschapsteam, het personeel en diverse interne en externe klanten door oproepen te beantwoorden en vergaderingen, videoconferenties en locatiebezoeken te regelen.
• Coördineer indien nodig de logistiek voor afdelingsvergaderingen, personeelsbijeenkomsten, bestuursvergaderingen en bedrijfsbezoeken.
• Maak volledige onkostenrapporten volgens de Choose New Jersey-richtlijnen voor onkosten voor CEO's.
• Fungeer als aanspreekpunt voor extern gebruik van de Choose New Jersey-conferentieruimten.

Vaardigheden / Kwalificaties:

• Bachelordiploma in bedrijfsmanagement of een verwant vakgebied of relevante gelijkwaardige werkervaring.
• Minimaal twee jaar ervaring in de ondersteuning van leidinggevenden op C-niveau; eerdere ervaring bij de overheid is een pré.
• Grondige kennis van Microsoft Suite en geavanceerde mogelijkheden voor agendabeheer in Outlook.
• Sterke organisatorische vaardigheden met oog voor detail en het vermogen om meerdere taken met concurrerende prioriteiten op een snelle en efficiënte manier te beheren.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, waaronder schrijven en proeflezen, en het vermogen om professioneel te communiceren met supporters en personeel. Sterke telefonische en persoonlijke communicatievaardigheden om het bedrijf te vertegenwoordigen bij alle externe stakeholders.
• Aantoonbaar vermogen om behoeften te anticiperen, relevante informatie op te zoeken en tijdig en op passende wijze te reageren.
• Geschiedenis van het opbouwen van effectieve, samenwerkende werkrelaties die gebaseerd zijn op wederzijds vertrouwen, integriteit, discretie en vertrouwelijkheid, gezond oordeel en diplomatie.
• Toont initiatief, vindingrijkheid en de bereidheid om nieuwe vaardigheden en kennis te ontwikkelen.
• Aantoonbare ervaring met het omgaan met gevoelige, vertrouwelijke informatie

Aanvullende informatie:

• Toestemming om in de VS te werken is een voorwaarde voor werkgelegenheid.
• Er is een consistente, betrouwbare methode voor woon-werkverkeer nodig.
• De fysieke vereisten voor deze functie zijn onder meer dat u meer dan 90% van de tijd achter een bureau zit. Pauzes om te staan ​​en te strekken kunnen indien nodig worden genomen. Tijdens het reizen kan de werknemer op vluchten zitten waarbij u continu in kleine ruimtes moet zitten. Choose New Jersey zal onderzoeken en redelijke aanpassingen bieden om elke gekwalificeerde persoon met een handicap te helpen bij het uitvoeren van de essentiële functies van zijn/haar baan. Neem contact op met de president of CAO als u een aanpassing nodig hebt of vragen hebt.

Een vergoeding:

Choose New Jersey biedt de succesvolle kandidaat een concurrerend salaris dat aansluit bij zijn of haar opleiding, jarenlange ervaring en vaardigheden. Het totale compensatieaanbod omvat de volgende voordelen:

• Jaarlijks salaris van $ 55,000 - $ 68,000 op basis van ervaring
• Hybride werkschema
• 4 weken PTO + 10 ziektedagen
• 14 feestdagen, inclusief wintervakantie, plus je verjaardag
• 401(k) abonnement met match bedrijf
• Betaald brugverlof
• Uitgebreide ziektekostenverzekering
• Oogzorg-, tandarts- en levensverzekeringen zonder kosten

Over Kies New Jersey:

Choose New Jersey is de toonaangevende non-profitorganisatie voor het aantrekken van bedrijven in de staat. We benutten de gezamenlijke kracht van de zakelijke, overheids-, arbeids- en academische sectoren van New Jersey om de economie van New Jersey uit te breiden. We werken wereldwijd en gebruiken onze marketingexpertise, conciërgediensten voor bedrijfsontwikkeling, diepgaande kennis van de staat en het bijeenbrengen van macht in samenwerking met de staatsregering om bedrijven, ondernemers, leiders en vernieuwers in staat te stellen New Jersey tot hun thuis te maken.

Choose New Jersey is een werkgever die gelijke kansen biedt. Alle sollicitanten worden in aanmerking genomen voor een baan, ongeacht hun werkelijke of vermeende ras, religie, geloofsovertuiging, nationale afkomst, burgerschap, afkomst, geslacht, gender (inclusief gender non-conformiteit en status als transgender persoon), seksuele geaardheid, leeftijd, fysieke of mentale beperking, gezondheidsgeschiedenis en/of huidige gezondheid, atypische erfelijke cellulaire of bloedeigenschap (AHCBT), genetische informatie, eerdere, huidige of toekomstige dienst in de uniforme diensten, familiestatus, burgerlijke staat, burgerlijke unie of geregistreerd partnerschap, genderidentiteit of -expressie, zwangerschap, borstvoeding, haartype, textuur en beschermde stijlen of enige andere classificatie die beschermd wordt door federale, staats- of lokale wetgeving. Het is de bedoeling van Choose New Jersey dat haar werkgelegenheids- en personeelsbeleid en -praktijken voldoen aan alle toepasselijke federale, staats- en lokale wetten en regelgeving met betrekking tot non-discriminatie en positieve actie.